Når konsesjonsmyndighetene behandler en søknad om utbygging av et kraftproduksjonsanlegg, fungerer kommunen som høringsinstans. Avhengig av om utbyggingen går etter vassdragsreguleringsloven, vannressursloven eller energiloven, kommer kommunen inn på litt ulike stadier i saksbehandlingsprosessen.
Meldingsfasen
For større tiltak i vassdrag (som går etter vassdragsreguleringsloven, jf. dennes § 1) vil saksbehandlingen starte med at utbygger sender melding til NVE. I meldingen skal det blant annet redegjøres for tekniske planer og virkninger som er kjent på meldingstidspunktet, og meldingen skal inneholde et forslag til konsekvensutredningsprogram. Kommunen har mulighet til å påvirke utformingen av tiltaket og den videre utredningen når den inngir sitt syn på meldingen.
Søknadsfasen
Etter fastsettelse av program for konsekvensutredning med tilhørende utredning, går konsesjonsprosessen videre til søknadsfasen. Det er regulært her tiltak etter energiloven og vannressursloven starter. På dette stadiet vil kommunen normalt få en 2-3 måneders frist til å gi sitt syn på kraftproduksjonstiltaket. Kommunen skal, på bakgrunn av utbyggers søknad, gi en positiv eller negativ innstilling til tiltaket, hvor vurderingstemaet for kommunen er om de lokale fordelene ved tiltaket oppveier de lokale skadene og ulempene. Konsesjonsmyndighetene vil foreta en bredere vurdering, herunder hvilke nasjonale hensyn som gjør seg gjeldende, slik at kommunens oppgave i første rekke er å vurdere tiltaket med ”lokale øyne”, jf. bl.a. Ot.prp.nr. 43 (1989-1990), merknader til § 2-1, hvor det vises til at ”[o]ffentlige organer som skal få meldingen til uttalelse er bl.a. forvaltningsinstanser som har ansvaret for allmennhetens interesser som f.eks. fylkesmannen, berørte kommuner og fylkeskommune”. Under allmenne interesser er samme sted angitt å høre ”bl.a vitenskap, kultur, naturvern og friluftsliv, landskap, fugletrekk, fisk, næringsliv samt det berørte lokalsamfunn og de berørte kommuner”. Det er her problemet for de fleste kommuner oppstår.
Både i meldingsfasen og søknadsfasen er det vanskelig for kommunen å få en konkret oversikt over tiltakets virkninger, samt avveie fordelene og ulempene ved utbyggingen. Dette skyldes flere forhold; Kommunen kan blant annet mangle kompetanse og saksbehandlingsressurser til å sette seg inn i søknadsdokumentene, som ofte er meget omfattende. Materiale fra utbygger vil ofte fokusere mer på de positive effektene av utbyggingen, mens man i en tidlig fase ikke har noen garanti for at disse virkningene vil inntre. Kommunen kan heller ikke på dette stadiet vite om skader og ulemper som oppstår i kjølevannet av tiltaket, faktisk vil bli avbøtet. Dette henger sammen med konsesjonslovgivningens svakheter som går i to retninger; Det ene er at ikke alle interessemotsetninger mellom utbygger og vertskommunen kan løses gjennom lovverket. Det andre er at bare enkelte av reglene som sikrer kommunen rettigheter og avbøtende tiltak, er skal-regler. De langt fleste bestemmelsene, for eksempel vassdragsreguleringsloven § 12, vannressursloven § 25 og energiloven § 3-5, gjelder vilkår som konsesjonsmyndigheten kan pålegge konsesjonæren. Til dels er også bestemmelsene generelt utformet, slik at det er opp til konsesjonsmyndighetenes skjønn å fastsette eventuelle andre vilkår.
Ut fra dette oppstår det et betydelig behov for kommunen å avtalefeste ulike forhold knyttet til utbyggingen. Kommunen vil søke å foregripe og regulere det som kommunen mener at bør komme på plass som vilkår for konsesjon. Det er derfor flere eksempler på at det mellom utbygger og vertskommune inntas avtalepunkter om forhold som kunne vært regulert i konsesjonen, og slike avtaler vil da normalt fremlegges i konsesjonsprosessen.